Hybride Veranstaltung: Technik, Ablauf und Tipps

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Eine hybride Veranstaltung findet gleichzeitig vor Ort und im Netz statt. Ein Teil der Gäste sitzt im Saal, die anderen sind per Zoom, Microsoft Teams oder Livestream zugeschaltet. Typische hybride Veranstaltungen sind Konferenzen, Betriebs- und Mitgliederversammlungen, Workshops, Podiumsdiskussionen und Vorträge. Wir haben unter anderem Workshops, Vereinsversammlungen und Konferenzen als Hybrid-Event technisch begleitet – einige Beispiele zeigen unsere Referenzen.

Wichtig ist der Unterschied zu einem reinen Livestream: Beim Livestream schauen die Online-Zuschauer nur zu. Bei einer hybriden Veranstaltung reden sie mit – sie stellen Fragen oder halten selbst einen Vortrag. Die Technik muss deshalb in beide Richtungen funktionieren: Bild und Ton aus dem Saal ins Netz und die Stimmen und Präsentationen der Online-Teilnehmer zurück in den Saal.

Welche Technik braucht eine hybride Veranstaltung?

Welche Technik nötig ist, hängt von Größe und Format ab. Für die meisten hybriden Veranstaltungen gehören diese Bausteine dazu:

• Ton: Funkmikrofone oder Headsets für alle Redner und ein Saalmikrofon für Fragen aus dem Publikum. Das Mischpult liefert den Ton gleichzeitig für die Beschallung im Saal und für die Übertragung.
• Kamera: Für einen Vortrag reicht oft eine Kamera. Bei Podiumsdiskussionen sorgen zwei oder mehr Kameras dafür, dass Online-Teilnehmer immer sehen, wer gerade spricht.
• Bildregie: Ein Videomischer schaltet zwischen den Kameras und der Präsentation um. So sehen Online-Teilnehmer die Folien gestochen scharf, statt sie abgefilmt von der Leinwand zu erraten.
• Rückkanal in den Saal: Beamer und Leinwand oder Media-Screens zeigen die zugeschalteten Teilnehmer, Lautsprecher machen ihre Stimmen im Saal hörbar.
• Streaming-Rechner: ein Laptop mit Zoom, Microsoft Teams oder einer Streaming-Software, der das Signal aus der Regie überträgt.
• Internet: Entscheidend ist eine stabile Upload-Geschwindigkeit. Am sichersten ist ein Kabelanschluss der Location; als Alternative oder Reserve gibt es mobile Internet-Hotspots.
• Licht: Gut ausgeleuchtete Gesichter machen den Unterschied zwischen einem dunklen Webcam-Bild und einer professionellen Übertragung.
• Aufzeichnung: Auf Wunsch wird die Veranstaltung aufgezeichnet und steht danach als Video zur Verfügung.

Kameras, Videomischer, Laptops und einen mobilen Internet-Hotspot finden Sie in unserer Preisliste für Streaming-Technik. Funkmikrofone, Headsets und Mischpulte gibt es in der Preisliste, mit der Sie bei uns Tontechnik mieten können.

Ablauf: So planen Sie eine hybride Veranstaltung

1. Format festlegen. Sollen die Online-Teilnehmer nur zuschauen oder auch mitreden? Davon hängt ab, ob ein Livestream reicht oder eine Videokonferenz per Zoom oder Microsoft Teams nötig ist.
2. Location prüfen. Gibt es einen Internetanschluss per Kabel, ausreichend Strom und Platz für Kamera und Regie? Wie ist das Licht am Rednerpult? Bei größeren Hybrid-Events schauen wir uns die Location vorher gemeinsam mit Ihnen an.
3. Rechtzeitig reservieren. Technik und Personal sollten in der Regel mindestens 2 Wochen im Voraus reserviert werden, bei größeren Veranstaltungen besser 2 Monate vorher.
4. Technikcheck vor Beginn. Planen Sie vor dem Start einen Test mit allen externen Rednern ein: Bild, Ton in beide Richtungen und Präsentation.
5. Während der Veranstaltung. Unsere Medientechniker betreuen Bild, Ton und Übertragung. Ideal ist zusätzlich eine Person aus Ihrem Team, die den Chat im Blick behält und Fragen der Online-Teilnehmer in den Saal holt.
6. Nach der Veranstaltung. Auf Wunsch schneiden wir die Aufzeichnung und stellen Ihnen den Download auf unserem Server bereit.

Tipps aus der Praxis

Die meisten Probleme bei hybriden Events lassen sich mit wenigen Regeln vermeiden:

• Ton geht vor Bild. Ein etwas unscharfes Bild nehmen Online-Teilnehmer hin, schlechten Ton nicht. Jede Wortmeldung im Saal gehört deshalb ins Mikrofon – auch Fragen aus dem Publikum.
• Nicht auf das Gäste-WLAN verlassen. Ein WLAN, das sich viele Gäste teilen, reicht für eine stabile Übertragung oft nicht aus. Lassen Sie den Upload vorher testen.
• Echo vermeiden. Laptops im Saal, die ebenfalls in der Videokonferenz sind, müssen stumm geschaltet sein – sonst entstehen Echo und Rückkopplungen.
• Online-Teilnehmer sichtbar machen. Wenn Redner die zugeschalteten Gäste auf einem Screen sehen, sprechen sie sie auch an.
• Zeitpuffer einplanen. Fragen aus dem Chat kommen mit kurzer Verzögerung. Planen Sie dafür in Fragerunden etwas mehr Zeit ein.
• Gäste informieren. Weisen Sie die Gäste vor Ort darauf hin, wenn die Veranstaltung übertragen oder aufgezeichnet wird.

Hybride Veranstaltung mit Prophonic

Seit 2008 vermieten wir Veranstaltungstechnik in Hamburg – für Kunden aus dem Raum Hamburg, aus Schleswig-Holstein und Niedersachsen. Für eine hybride Veranstaltung stellen wir Ton, Kameras, Regie und Übertragung aus einer Hand bereit, bauen alles auf und betreuen die Technik während der Veranstaltung. Einen Überblick über alles, was Sie bei uns mieten können, finden Sie auf unserer Seite Veranstaltungstechnik mieten in Hamburg.

Für Ihre hybride Veranstaltung erstellen wir Ihnen gern ein unverbindliches Angebot. Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder rufen Sie uns an.